Внештатный бухгалтер

Просмотров: 5269

Автор: Андрей Ковалев
Выпуск:

Аутсорсинг уже более 20 лет является действенным инструментом, использующимся многими компаниями при ведении своего бизнеса, суть которого заключается в передаче сторонней организации отдельных функций.

Особо востребованы аутсорсинг бухгалтерского учета, ведения кадрового делопроизводства, юридического сопровождения, поддержки ИT-инфраструктуры компании. Это те области, где предприниматель постоянно потребляет эти услуги фактически независимо от объемов своей деятельности. Насколько востребовано сопровождение бизнеса среди смоленских коммерсантов и на что следует обратить внимание при выборе аутсорсера?

Размер фирмы имеет значение
«Конечно же, бизнесмены нашего города пользуются услугами аутсорсинговых компаний, - говорит Елизавета Шашкина, руководитель центра бухгалтерского и юридического сопровождения «Стабильность». - При этом наиболее востребованным является аутсорсинг в сфере бухгалтерского учета. Аутсорсеры предлагают свои услуги в области постановки, ведения, восстановления бухгалтерского и налогового учета, составления отчетности, ведения дел с налоговыми инспекциями вплоть до судебных разбирательств с привлечением юристов-аутсорсеров. Как показывает статистика, наибольшей популярностью бухгалтерский и юридический аутсорсинг сегодня пользуется среди смоленских предприятий оптовой и розничной торговли. На их долю приходится 80% общего объема рынка сопровождения бизнеса. К услугам сторонних компаний также активно прибегают строительные и производственные компании, ну и, конечно же, организации в сфере услуг». Кстати, пример фирмы, окаывающих такую услугу можно увидеть здесь
Кто в Смоленске чаще использует услуги аутсорсинговых компаний, если брать во внимание размер бизнеса? «Заказчиками являются как индивидуальные предприниматели, так и юридические организации,  сфера деятельности которых совершенно различна. В основном это малый и средний бизнес», - считает Нина Смирнова, директор центра бухгалтерского и юридического сопровождения бизнеса «Нина».
Таким образом, целевая аудитория аутсорсеров определяется особенностью ведения бизнеса со стороны фирмы, которая прибегает к помощи сторонних компаний. «Объем операций на микропредприятиях крайне мал, - поясняет Е. Шашкина. - Для таких фирм аутсорсинг бухгалтерии – правильное решение, особенно если учесть возможность использования упрощенной системы налогообложения. Самостоятельно отслеживать постоянные изменения бухгалтерского и налогового законодательства, вести учет и сдавать отчетность таким фирмам нет смысла: это значит отвлекаться от бизнеса, а брать в штат бухгалтера на полную ставку - разорительно. Для крупных же фирм, бизнес которых стабилен и прибылен, доверять бухгалтерский учет внешней организации является несколько рискованным. В этих компаниях, как правило, есть собственный штат квалифицированных бухгалтеров и юристов».

Плюсы аутсорсинга
По мнению нашего эксперта, сегодня одним из главных факторов, сдерживающих развитие отечественного рынка аутсорсинга, является стереотип мышления. Большинство руководителей привыкли видеть профильного сотрудника, например бухгалтера, на расстоянии вытянутой руки и не хотят мириться с пустующим местом даже во благо компании. Эти же руководители склонны думать, что постичь все тонкости бизнеса за короткое время – невыполнимая задача для того же внештатного бухгалтера. Однако не стоит забывать о том, что каждый сотрудник аутсорсинговой компании специализируется на отдельной области бухгалтерии, а объем знаний и опыта позволяют ему быстро разобраться в специфике того или иного вида деятельности.
«Самый главный плюс аутсорсинга – возможность получить грамотное и качественное ведение бухгалтерского и налогового учета командой квалифицированных профессионалов при минимуме затрат», - говорит Юлия Игошина, аудитор, генеральный директор ООО «Центр сопровождения бизнеса «МИРЕНА».
С такой оценкой согласна и Нина Смирнова: «Плюсов у аутсорсинга достаточно много: не каждая организация может себе позволить штатную единицу в виде бухгалтера. У многих предпринимателей нет даже помещения для бухгалтерии, например, в магазине или павильоне. Далеко не каждый бухгалтер может оказать такой широкий спектр услуг, как организация, которая работает в этой сфере».
«Финансовая экономия - еще один плюс в пользу аутсорсинговых компаний, - уточняет Е. Шашкина. - По оценкам специалистов, для малого бизнеса передача различных функций внешнему аутсорсеру позволяет вполовину сократить административные затраты. Такой экономии способствует ряд факторов. Во-первых, вы экономите на зарплатах, во-вторых – на обустройстве рабочих мест, и в-третьих – на дополнительном обучении штатного сотрудника».

Цена вопроса
Предпринимателей, которые еще не сотрудничали со смоленскими центрами сопровождения бизнеса, наверняка интересует цена вопроса. «Стоимость услуг полного бухгалтерского сопровождения равна размеру зарплаты опытного главного бухгалтера, при этом нет страховых взносов и НДФЛ, а стоимость оплаченных услуг по договору уменьшает финансовое бремя по налогу на прибыль. Вот и считайте», - говорит Юлия Игошина.
«При выборе исполнителя вы обнаружите, что тарифы зависят от различных условий, - отмечает Елизавета Шашкина. - Например, стоимость бухгалтерского аутсорсинга зависит от таких факторов, как система налогообложения, количество операций в месяц, вида деятельности и количества сотрудников в организации, потребности в составлении первичных документов, способе подачи бухгалтерской отчетности в налоговые органы, в Фонд социального страхования, Пенсионный фонд и так далее. Сравнивая цены различных поставщиков, советую обратить внимание на состав и описание услуг – как входящих в базовый пакет, так и предоставляемых за дополнительную плату». По словам эксперта, очень много компаний предоставляют свои услуги разрозненными, а не цельными пакетами. И вы заказываете обслуживание, скажем, за 3000 рублей, а потом доплачиваете за каждую бумажку по 500 рублей. В итоге затраты получаются больше, чем было запланировано. Причем практика показывает: ценовой фактор – не основной. Потери при погоне за кажущейся дешевизной могут быть значительными, поэтому в каждом случае стоимость рассчитывается индивидуально.

Кому придется платить штрафы?
Одна из проблем аутсорсингового обслуживания — возможность утечки конфиденциальной информации, связанной с финансово-экономической деятельностью предприятия. При этом ошибки аутсорсера, скажем, при составлении бухгалтерской отчетности могут стоить заказчику и финансовых, и репутационных потерь. Именно поэтому очень важно заключение договора на услуги по бухгалтерскому обслуживанию фирмы. «Организации, оказывающие сопровождение, несут ответственность в рамках договора, заключенного между такой организацией и заказчиком, - говорит Ю. Игошина. - Что прописано в договоре, то вы и сможете отсудить. И это  плюс аустсорсинга, так как бухгалтер, работающий по трудовому договору, может просто уволиться, а удерживать пени и штрафы вы можете только из его зарплаты».
«В России законодательная база по аутсорсингу не проработана, поэтому при заключении договора стоит уделить повышенное внимание всем административным и гражданско-правовым последствиям заключаемой сделки, - рекомендует предпринимателям Е. Шашкина. - Одним из возможных вариантов является договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). Необходимо детально прописать обязанности сторон, определить конкретный перечень операций, которые будет выполнять сторонняя организация, а также разработать и утвердить график документооборота и установить сроки выполнения обязательств. Кроме того, не стоит забывать о соблюдении конфиденциальности и ответственности за его нарушение. Особенно в договоре следует оговорить ответственность сторонней организации за ошибки, допущенные при ведении учета или составлении отчетности». Однако что касается налоговой отчетности, то именно организация, доверившая учет аутсорсеру, несет ответственность в соответствии с НК РФ и именно ей в случае обнаружения нарушений придется платить недоимки, штрафы и пени. Поэтому, по словам эксперта, в договоре следует предусмотреть степень ответственности специализированной организации, чтобы иметь возможность возместить суммы уплаченных штрафных санкций за ее счет хотя бы частично. Однако следует помнить, что уголовная и административная ответственность за выявленные нарушения все равно лежит на руководителе и главном бухгалтере предприятия, если такая должность предусмотрена в штате.

Бухгалтер-многостаночник
Поэтому, чтобы избежать неприятностей, очень важно не ошибиться при подборе специалистов, которые будут заниматься обеспечением аутсорсинга. «Самое главное - не гнаться за дешевизной, ведь качественная услуга не может стоить дешево. В первую очередь надо ориентироваться на репутацию организации и отзывы ее клиентов. Еще один признак надежной компании – дата регистрации в ИФНС, ибо по сложившейся в нашей стране практике, если фирма существует более трех лет, значит, она дорожит своей репутацией, именем и не собирается бросать все свои обязательства и открывать новую организацию, которая уже не несет ответственности по старым договорам», - отмечает Юлия Игошина.
«Одним из самых наглядных показателей качества бухгалтерского обслуживания является количество организаций, находящихся в ведении одного бухгалтера-исполнителя, - считает Елизавета Шашкина. - Практика показывает, что в зависимости от объема документооборота, наличия вспомогательного персонала, обрабатывающего первичную документацию, и целого ряда других технических параметров один бухгалтер в состоянии вести максимум три-четыре организации. Речь идет о реально работающих компаниях, ежедневно осуществляющих хозяйственную деятельность, которым необходимо налоговое и финансовое планирование. Однако нередки случаи, когда бухгалтеры-многостаночники ведут учет одновременно в 10 и более организациях. Повторюсь, что мы не имеем в виду в данном случае организации с пустыми балансами, речь идет о полноценно работающих компаниях. При такой загрузке качественно выполнять свои обязанности не в состоянии даже самые опытные специалисты». Существуют определенные пределы пропускной способности, за которыми квалифицированное ведение бухгалтерского учета заканчивается и начинается творчество, ничего общего с бухгалтерией не имеющее. При этом, как правило, отчеты сдаются своевременно, бухгалтер не задает лишних вопросов по поводу недостающих первичных документов, стоимость обслуживания более чем приемлемая. В глазах заказчика все выглядит замечательно до первой серьезной аудиторской или налоговой проверки. Поэтому грамотное бухгалтерское сопровождение – залог безопасности вашего бизнеса.

Мнение Эксперта
Юлия Игошина, аудитор, генеральный директор ООО  «Центр сопровождения бизнеса «МИРЕНА»:
- В Смоленске, как и по России в целом, привлечение профессиональных организаций для ведения бухгалтерского и налогового учета фирм очень востребованно и становится все более популярным. И это оправданно. Найти хорошего бухгалтера - непростая задача, а понять, насколько он грамотен, еще сложнее. На практике нередки случаи, когда бизнесмен нанимает человека со стопкой дипломов и грамот и доверяет ему ведение своего финансового учета. А о том, что в его бухгалтерии полный завал, узнает, только когда этот «специалист» увольняется или когда приходит налоговая проверка. Обращение к профессиональной аутсорсинговой организации не только снимает проблему качества бухгалтерского учета, но и позволяет крупно сэкономить на офисе, текущих расходных материалах, страховых взносах с зарплаты, семинарах, связи и т.д. Потенциал такой организации не ограничивается опытом и знаниями одного человека. Это опыт и знания команды профессионалов, помноженный на количество фирм, находящих на ведении бухгалтерской организации. Заказчиком бухгалтерских услуг являются представители малого и среднего бизнеса. Крупные предприятия в состоянии платить большие зарплаты опытным специалистам и нести расходы на содержание бухгалтерии, да и работы у них намного больше, что не позволяет поручать ведение бухгалтерии другим организациям.

Елизавета ШАШКИНА, руководитель центра бухгалтерского и юридического сопровождения «Стабильность»
При выборе специалиста возникает непростая ситуация: на рынке Смоленска достаточно большое число аутсорсинговых компаний, но лишь немногие из них могут предоставлять услуги на высоком уровне. И часто вопрос решается в пользу критично низкой стоимости услуг, что затем иногда выливается в тяжелые последствия для вашей компании».